|
一、系统简介
（一）系统结构
天问物业管理系统是一个物业企业（集团）跨地区、跨项目、跨机构的一体化的内部物业管理系统和外部物业服务平台，
其中内部物业管理系统主要用于房产管理、客户管理、租售管理、抄表管理、车位管理、报事管理、合同管理、收费管理，外部物业服务平台主要用于信息发布、信息反馈、服务受理和客户查询。
1 、内部物业管理系统：
内部物业管理系统主要包括以下三个子系统：
（ 1 ）管理子系统：
主要用于公司总部集中式的权限设置、收费设置、报事设置和系统设置。
（ 2 ）报表子系统：
主要用于公司总部跨地区、跨机构、跨项目的汇总业务查询和业务统计。
（ 3 ）项目子系统：
主要用于公司下属各个项目管理处日常的对内业务管理和对外客户服务。
2 、外部物业服务平台：
外部物业服务平台主要包括以下两个服务主页：
（ 1 ）公司主页：
主要用于公司信息发布和信息反馈。
（ 2 ）项目主页：
主要用于项目信息发布和客户查询。
（二）系统特点
1 、基于 B/S 模式，安装、使用、维护、升级方便，同时 支持客户在线服务受理和在线费用查询。
2 、机构、项目划分灵活，可以满足“集团 / 总部—公司 / 地区—片区—项目”的组织结构和项目结构。
3 、采用“集中管控、分布应用”的财务管理模式，收费项目、收费标准、佣金标准、收费比例等由集团统一设置和分发，这样既可严肃收费纪律，又可规范统计口径。
4 、支持房屋资料的批量生成、房屋拆分、房屋合并以及交房状态与收费标准的自动关联。
5 、按照业主、租户、临时、家庭成员进行客户分类管理，支持费用承担主体的自由设置，支持本项目、跨项目家庭成员关联关系的建立，从而实现欠费提示和费用收取。
6 、支持对房屋商业经营过程的管理，包括业主委托、意向登记、预定处理、租赁办理和合同计费等，从而实现基于信息共享的商业经营和物业管理的集成应用。
7 、支持一户最多九个水、电、气表的户内表设置，支持公区表按照客户、房屋、面积、用量进行分摊，提供单户抄表、批量抄表、 EXCEL
导入三种抄表数据录入方式和自动校验。
8
、按照车位类型和编号设置收费标准，然后按照固定计费周期或者非固定计费周期将车位办理给客户，从而实现自动生成或者手工输入车位费用，并根据费用情况自动进行车位延期。
9 、支持报事受理、分派、处理、回访、控制的全过程管理。
10
、支持不同收费项目、不同收费标准、不同收费比例、不同佣金标准、不同计费周期的费用生成、费用输入、费用调整和费用冻结，同时提供完善的费用减免以及预交处理功能。
11 、支持收费通知单、欠费通知单、邮寄信封的格式定义、自动生成以及打印。
12 、支持托收、自付、垫付、代付等多种收款方式以及对收据、发票等的处理。
13 、系统提供对代收类费用的佣金提取、付款计算、付款办理和付款返销功能。
14 、支持按项目进行的收费、报事查询、统计，以及 跨地区、跨机构、跨项目的汇总查询和统计。
15 、系统提供银行代收系统、财务管理系统、手机短信系统等的接口，最大程度地实现一体化的集成应用。
二、流程简介
整个系统的操作流程分为二十步，其中第一至第四步为集团的初始设置，第五至第九步为项目的初始设置，第十至第二十步为项目的日常操作：
第一步——权限设置
（一）操作目的
设置集团下属项目（按城市、片区等），设置集团机构、岗位、各个岗位的模块权限和项目权限、岗位人员，从而完成人员的模块权限和项目权限设置。
（二）操作人员
集团系统管理人员。
第二步——收费设置
（一）操作目的
集团统一设置下属项目的物业收费项目、收费标准、佣金标准、收费比例（不同交房状态的物管费标准）、管理模式，并将这些设置根据下属各个项目的实际需要发送到指定项目。
（二）操作人员
集团财务管理人员。
第三步——报事设置
（一）操作目的
集团统一设置下属项目的报事类别、处理时限、预约提示时间，并将这些设置根据下属各个项目的实际需要发送到指定项目。
（二）操作人员
集团工程管理人员。
第四步——发票设置
（一）操作目的
购买发票并登记，然后将发票发放到指定的项目，供收费时使用；发票使用情况监控和核销。
（二）操作人员
公司财务管理人员。
第五步——房屋登记
（一）操作目的
划分组团，批量生成或者逐一登记楼宇、单元、楼层、房屋资料。
（二）操作人员
项目文员。
第六步——客户登记
（一）操作目的
1 、客户分类。
2 、登记业主的基本信息、联系信息、银行信息、业主名下所有的房屋信息。
3 、办理房屋产权转让。
4 、办理房屋使用租赁。
5 、根据业主、转让、租赁信息，自动生成当前住户信息。
6 、登记客户的家庭成员及关联客户信息。
7 、登记没有房屋的其他客户信息。
（二）操作人员
项目文员。
第七步——表计登记
（一）操作目的
1 、批量设置或逐一登记户内表，逐一登记公区表并设置其分摊方式。
2 、导入最近一次抄表止数。
（二）操作人员
项目文员。
第八步——车位登记
（一）操作目的
1 、设置车位区域、类型。
2 、登记车位资料，批量或逐一设置每个车位的收费标准。
（二）操作人员
项目文员。
第九步——收费设置
（一）操作目的
1 、根据管理和客户标准绑定的需要，批量或逐一设置房屋的标准类型。
2 、根据集团下发的收费项目，设置每个收费项目、每个客户、每个月的交费时间。
3 、根据集团下发的收费标准，批量或逐户地将周期性收费项目的收费标准绑定到每个客户的每个房号上去。
（二）操作人员
项目出纳。
第十步——日常工作
（一）抄表录入
1 、操作目的
（ 1 ）每个月录入户内表的水、电、气表止数。
（ 2 ）每个月录入公区表的水、电、气表止数并进行分摊、入帐。
2 、操作人员
项目工程人员。
（二）车位办理
1 、操作目的
将闲置车位办理给租户，对租赁的车位进行延期，输入车位费用。
2 、操作人员
项目客服人员。
（三）报事处理
1 、操作目的
（ 1 ）报事全过程管理（受理、分派、处理、回访以及控制）。
（ 2 ）根据服务内容和收费标准，输入服务费用。
2 、操作人员
项目客服人员。
（四）合同办理
1 、操作目的
（ 1 ）登记合同信息。
（ 2 ）根据合同信息自动生成或人工输入合同费用。
2 、操作人员
项目出纳。
第十一步——费用入帐
（一）操作目的
1 、根据收费标准和计费周期设置，每月批量或逐户地将周期性费用生成到客户的应收帐目中去。（物管类费用、水电气类费用、其它周期性结算的费用）。
2 、检查、审核入帐费用。
（二）操作人员
项目出纳。
第十二步——费用调整
（一）操作目的
1 、根据需要对入帐和输入的费用进行调整。
2 、根据需要对入帐和输入的费用进行冻结。
（二）操作人员
项目主管。
第十三步——费用减免
（一）操作目的
1 、根据需要对现在已经产生的费用，或者今后即将产生的费用进行减免申请和审批。
2 、根据需要，登记合同违约金减免方式，收费时系统根据减免登记重新自动计算合同违约金。
（二）操作人员
减免申请：项目客服；
减免审批：项目主管。
第十四步——预交冲抵
（一）操作目的
对于每月入帐和输入的应收费用，通过批量预交冲抵的方式，用客户的预交余额去进行欠费冲销。
（二）操作人员
项目出纳。
第十五步——费用催缴
（一）操作目的
对于每月的应交费用，通过打印、投递交费通知单、欠费通知单的方式进行提示和催收。（二）操作人员
项目客服人员。
第十六步——费用托收
（一）操作目的
1 、生成银行托收文件、上传银行代扣结果，进行银行托收。
2 、批量打印收据以便上门收费，进行人工托收。
（二）操作人员
银行托收：项目出纳；
人工托收：项目出纳；
托收确认：项目客服人员。
第十七步——收 款
（一）操作目的
1 、收款、预交收款并打印收款收据、预交收据。
2 、修改收款收据、申请数据作废。
3 、开据收款发票、处理收据换发票、发票交班等事宜。
（二）操作人员
托收确认：项目客服人员。
第十八步——退 款
（一）操作目的
1 、退款申请和审核。
2 、退款、预交余额退款并打印退款票据、预交退款票据。
（二）操作人员
退款审批：项目出纳；
退款：项目客服人员；
预交退款：项目出纳。
第十九步——付 款
（一）操作目的
对于代收类费用，根据付款规则，进行费用支付的计算和办理。
（二）操作人员
现金付款：项目出纳；
支票付款：公司出纳。
第二十步——财务处理
（一）操作目的
根据管理需要进行财务扎账处理，将收费凭据输出到财务系统。
（二）操作人员
公司财务。
|